Enthousiast? Vertel anderen over Frank Bruining Personal Coaching & Training
Overtuigen vanuit jezelf in plaats van met trucjes
Overtuigend communiceren is een vaardigheid die in organisaties steeds belangrijker wordt. Ook financials moeten uitleggen, adviseren, vergaderen, presenteren en soms zelfs ‘verkopen’. Maar hoe doe je dat eigenlijk, overtuigend communiceren?
In veel opleidingen voor financials nemen ‘softe’ vaardigheden als communiceren nog geen prominente plaats in. Dat terwijl de financial zich in de praktijk steeds meer tot business partner ontwikkelt die op een begrijpelijke en overtuigende manier het verhaal achter de cijfers moet kunnen vertellen. U kunt gelijk hebben, maar als u de boodschap niet over weet te brengen, is de kans groot dat u geen gelijk krijgt. Onderzoeken van André de Waal over de ontwikkelingen in de financiële functie (besproken in een aantal recente nummers van Tijdschrift Controlling) onderstrepen alleen maar het belang van het goed in de vingers hebben van communiceren.
Maar is dat dan zo moeilijk, communiceren kan toch iedereen? Inderdaad, maar effectief communiceren is een ander verhaal. Het meeste resultaat boekt u niet door de ander te laten doen wat u wilt, maar door hem of haar te laten doen wat hij/zij zelf wil, zodanig dat zijn/haar acties uw doelen ondersteunen. U krijgt dat voor elkaar door uw communicatie zo veel mogelijk af te stemmen op de ander.
Geen trucjes
De deelnemers aan de in mei gehouden Kluwer workshop Overtuigend communiceren hoopten daarvoor trucjes te leren. Ze wilden minder direct zijn, flexibeler, beter kunnen omgaan met onverwachte situaties, meer aandacht krijgen, harmonie brengen, slimmer adviseren en bij hun mening blijven. Docent Frank Bruining (Frank Bruining Personal Training & Coaching) hielp hen snel uit de droom: “Ik leer jullie niets nieuws en zeker geen trucjes! Want jullie kunnen het al, goed communiceren. Ik ga jullie er wel bewust van maken hoe je je talenten het beste kunt inzetten om nog beter te communiceren zodat jullie het gewenste effect bereiken. Als je je bewust wordt van hoe je communiceert, waarom je dat zo doet en hoe het bij de ander werkt, heb je geen trucjes nodig om je doel te bereiken. Deze workshop had dus beter Bewust communiceren kunnen heten.” Uiteraard is bewust communiceren niet voorbehouden aan financials, het geldt voor iedereen.
Afstemmen op de ander
Dat afstemmen op de ander begint met waarnemen. Niet onbelangrijk, want maar liefst 80 procent van de boodschap wordt bepaald in non-verbale communicatie (in stresssituaties wordt dat maar liefst 93 procent!). Als deze niet overeenkomt met wat u zegt, komt de boodschap niet over. De betekenis van communicatie is de feedback die u krijgt, niet wat u bedoeld had.
Verder kunt u een betere aansluiting met de ander krijgen door goed op het taalgebruik te letten en uw eigen woordkeus daarop af te stemmen. Gebruikt uw gesprekspartner vaak woorden als ‘dat zie ik voor me,’ of ‘daar heb ik geen beeld bij’, dan is deze waarschijnlijk visueel ingesteld. Zo kan iemand ook auditief zijn ingesteld (‘Dan gaan bij mij alle alarmbellen af’) of kinestetisch (‘Dat voelt goed’). Als u ook dergelijke woorden inpast, komt u als het ware op dezelfde golflengte met de ander: de ‘klik’. Onze ogen verraden ook wat ons ‘voorkeurskanaal’ is: de beweging van de ogen geeft aan of iemand een plaatje voor zich ziet (links boven: voorstellen, rechtsboven: herinneren), een geluid ‘hoort’(links midden: voorstellen, rechts midden: herinneren) of in zijn gevoel zit (ogen recht naar beneden neerslaan; rechts onder: interne dialoog, praten met jezelf). De workshopdeelnemers merkten zelf in oefeningen dat er niet aan te ontkomen valt: je kunt niet niet communiceren. De oogbewegingen gebeuren onbewust in een fractie van een seconde. Probeer het maar eens: vraag iemand naar zijn of laatste vakantie en let goed op de ogen voordat het antwoord komt!
Waarnemen en vragen
Waarnemen heeft nog een belangrijk doel: je kunt dan het gedrag van de ander omschrijven en zo feedback geven zonder veroordelend over te komen. ‘Ik zie dat je het niet begrijpt’ is een oordeel op basis van uw eigen interpretatie van wat de ander zegt en hoe deze zich gedraagt. Misschien is hij/zij echter afgeleid, moe of denkt hij/zij al verder na over consequenties van wat u heeft gezegd en heeft zijn/haar gezichtsuitdrukking daar betrekking op in plaats van op uw vraag. De enige manier om daar achter te komen, is: feedback geven door gedrag te beschrijven en vragen. Dus bijvoorbeeld: ‘Ik zie dat je je hoofd fronst. Ben ik misschien niet duidelijk geweest?’. Of, minder op de persoon gericht om de drempel te verlagen: ‘Ik ervaar dat veel mensen hier vragen over hebben. Heb jij dat ook?’.
Streepjescode
Vaak vullen mensen al de betekenis voor de ander in, wat veel misverstanden veroorzaakt. Prikkels uit de omgeving komen via onze zintuigen binnen en worden in onze hersenen verwerkt. Ze worden gekoppeld aan opgeslagen herinneringen, normen en waarden en overtuigingen. Dat is dus voor iedereen anders, iedereen heeft ‘zijn eigen streepjescode’. Daarom kunnen mensen heel verschillend reageren in een identieke situatie. Als u inzicht heeft in uw eigen ‘streepjescode’, uw ‘model van de wereld’, stelt u dat in staat bewuster te reageren. Ga maar eens na: als u boos wordt op een collega die vaak fouten maakt, wat stoort u dan het meest? De fouten op zich of het feit dat de fouten worden gemaakt? Dit laatste kan duiden op een voor u belangrijke waarde in uw model van de wereld: ‘streven naar perfectie’ bijvoorbeeld. Realiseer u dat dit niet voor iedereen een vanzelfsprekende waarde is! Wordt niet boos op de persoon zelf maar spreek hem/haar aan op zijn/haar gedrag. Andersom werkt het ook: inzicht in het model van de wereld van de ander stelt u in staat empatisch en effectiever te zijn. Als u even doorvraagt waarom iets zo belangrijk is voor iemand, stuit u al snel op een essentiële waarde. Als u hierop inspeelt in uw communicatie over een doel wat u samen wilt bereiken, zult u eerder begrip en medewerking krijgen omdat de ander niet het idee heeft opgelegd te krijgen wat alleen u belangrijk vindt. Bewuste communicatie maakt uzelf dus effectiever.
Dit artikel is door Bianca Minkman geschreven naar aanleiding van de Kluwer workshop Overtuigend communiceren op 18 mei jl. Meer weten over workshops van Kluwer, bezoek dan onze specials shop www.kluwershop.nl/opleidingen/storefront.asp?fg=21
Tip: Heb jij al een abonnement op ons gratis e-zine? Vol met actuele informatie over Leiderschap, Communicatie en Persoonlijke Ontwikkeling. Schrijf direct in. Mijn persoonlijke weblog kun je hier vinden.